The rise of the AI-powered PMO
…] Everything that we have electrified, we are now going to cognify.And I would suggest that the formula for the next 10. 000 startups be very very simple: take X – and add AI.” – Kevin Kelly, WIRED
Introduction
In February 2019, I applied to be a presenter for the PMI Summit organized by the Medellín, Colombia Chapter. I was selected, and that October, I presented my lecture on the future of the Project Management Office (PMO) to dozens of PMPs and project professionals.Alas, time flies! It has been more than five years since that event. The incredible progress of Artificial Intelligence, particularly Large Language Models (LLMs), is paving the way for the fulfillment of many of the “prophecies” I shared that pre-pandemic day in beautiful Medellín. It is time to refresh those ideas and tweak that vision based on current developments.
The lecture
The underlying principle of my 2019 speech was simple: Project Management and its related disciplines—PMOs in particular—were on an irreversible path toward automation through increasingly advanced computerized systems. I predicted four phases:
1. Integration & Automation: Using RPA and “dummy-proof” workflows.
2. Chatbots: Virtual team members acting as user-friendly “wikis.”
3. Machine-Learning Based Project Management: AI analyzing data via neural networks to discover hidden trends and suggest predictive courses of action.
4. Fully Autonomous Project Management: this is the complete automation of the project manager role, something foreseeable at least for simple projects with few stakeholders.
Let´s elaborate on those stages. Phase 1 was not truly AI-powered, but a mix of Robot Process Automation (“RPA”), dummy-proof workflow enablement, “Groupware“ massive adoption and other items. Phase 2 was about the enablement of chatbots within our communication tools, some through text, some using voice, acting as virtual team members and user-friendly equivalents to “wikis and knowledge repositories. Phase 3 is where things are supposed to get interesting. Chatbots become readily available even in wearables. AI steps in and analyzes the data through powerful neural-networks, discovering trends and relationships invisible to the human eye: conclusions are now predictive and the AI suggests courses of action to the PM. I also anticipated something I still linger for: actionable outcomes, updates and tools derived of project logs, history & lessons learned. Then Phase 4 is defined as to be understood as the equivalent of a Level 5 Automation grade as per the standards of the Society for Automotive Engineers (SAE) scale of self-driving. The speech also included mentions to the impact of drones in construction projects, the Volatility-Uncertainty-Complexity-Ambiguity nature of our moder world (VUCA) and concluded with the need of ever improved soft-skills from professionals in general and PMs in particular, and the importance of “defending” our human nature. That was more than five years ago.
Hits & Misses
Let´s begin with the latter. My analysis ran under the assumption that those phases were going to occur basically in a “step-by-step” fashion. That was a mistake. As William Gibson famously said, “The future is already here – It’s just not evenly distributed”. He was right: the phases mentioned are running simultaneously, or at least with strong overlaps. There are also different levels of progress across different geographies, sectors and industries. And then there is back & forth, a tremor in which progress is made but then a crisis, an error or backlash halts or even setbacks the process for a while. For example, at this point I thought that powerful & knowledgeable bots should be ever present across organizations of all sizes & types, and that AI-powered agents should be available within internal project spaces, automating a bunch of the tedious, repetitive work PMOs and PMs execute. This is only partially true: it depends on the industry, country, sector, organization size and type.
Now, even if I mentioned the ever more “VUCA” nature of our reality, I could have never anticipated the degree that this has reached. Wars, international rule order disruption, immigration, energy scarcity… you name it. The “VUCA” term was coined by the Pentagon in the mid-80s and became popular during the first decade of the 2000 century, but the “mess” went off the scale with the pandemic and subsequent major events (the Ukraine war, tariff changes, chips war, Iran war, etc.). These events add chaos layers over each other. The ultimate consequence may be global stagflation, even a new Great Depression. We will see.
I also missed the non-linearity of this process. If we graphed our progress, it wouldn’t be a straight line; it would be a “hockey stick.” We are just reaching the curve where progress becomes exponential. It took time and effort to get to that point, but here we are, empowered all across the place through AI. However, my prediction on an equivalent of “augmented reality” for PMs and PMOs is not yet around us.
Let´s analyze now the hits. I had a big-hit with Groupware. MS Teams, Slack and other similar software is now omnipresent even for small organizations, and meeting through a screen is a daily thing (this was turbo-charged by the pandemic). Hybrid project management has become usual, and LLMs regularly check contracts, emails and documentation in general. Drones are now ubiquitous and regularly used for a variety of needs: civil engineering, topography, agriculture, military, security, etc. But indeed my “home-run” was the evolution of the value added by PMs & staffers in general. AI & software is each day more capable and is taking over tedious, repetitive tasks and in general work that does not requires critical thinking. This means that soft-skills and an elevated level of judgement is ever more important.
What comes ahead for PMs and PMOs
Its 2026. As a whole, my predictions were off by five years, thus an automated PMO should be available around 2030. What do I mean by “automated”? Well, PMOs come in different flavors and sizes. I think that in five years the amount of collected data, the recursive nature of algorithms´ improvement and organizational maturity will enable the first PMOs that run more than fifty percent of their processes using agents and LLMs. Some of the best candidates for automation are:·
- Induction & Training
- Gates´ reviews & approvals workstream (not Bill, but the project progress thresholds :-)·
- Documentation creation & versioning·
- Predictions with probabilities and ranges: Cost, Duration, Risks
- 24×7 AI powered support agents & bots providing answers, tools and help for the staff to better manage projects; programs and changes. Examples: staffing details, task info, RAID analysis, blueprints, timelines & schedules, costs, scope, performance, monitoring & controlling, quality, etc.
However, there are aspects of PMOs that cannot be fully delegated to an AI. Agents are now here and some decisions can be delegated to them: it’s a matter of defining which decisions those should be and calibrating them to the organizational risk appetite, industry & governance model. However, in my perspective, there is a limit to what should be delegated to AI. Decisions that imply medium & high impact should be overseen, if not driven or entirely made by human beings. This does not mean removing the outputs from the AI analysis off the decision process, but to include those as inputs for a more comprehensive evaluation that includes human judgement & instinct: think of it as a “cyborg” that merges the deep trend & relationships analysis of AI with human common-sense, big-picture perspective and sensibility. It’s a winning combination.
I also think that these changes imply challenges to organizations, particularly from the governance perspective. Who would be accountable for AI powered decisions, particularly if they go wrong? What type of decisions should those be? What are the limits, controls, thresholds, derailers and alarms associated to those decisions? Who should audit those decisions, and with what frequency? What AI models & agents are to be used – internal or external? Where should the data be located? What security aspects should be considered when operating under such a model? What are the legal implications? What information should be communicated to shareholders & other stakeholders? What would be the correct approach for the “moments of truth” – the moments to make decisions? Eg, should the AI agent have a single vote such as the persons in the board? None? Several? How and when to vote? Ultimately, we may need to ask ourselves about the very purpose of PMOs, meetings and decision sessions Nothing is off the table
Conclusion
In short, it looks like my crystal-ball was showing me somewhat fuzzy images, but lately the images are becoming reality. PMOs have a brighter future in which lessons-learned are actionable, predictability is built into the system and information is readily available in user friendly interfaces. At the same time, these changes disrupt organizational governance and accountability, thus deep thinking and preparation is required. Ultimately, this evolution is inevitable and required to navigate an ever more volatile, uncertain, complex and ambiguous world. Tell me, what are your thoughts on this?
Best human vibes,
Fernando
Mantengámonos al volante: de la Inteligencia Artificial a la Filosofía Personal
Sobrepasados
Las capacidades de la Inteligencia Artificial (IA) son, desde hace poco, simplemente asombrosas. Nos superan investigando, comparando y analizando todo tipo de datos. Ya sean cifras, textos, imágenes, audios o muestras su eficiencia es pasmosa. Y esto es solo el inicio, pues se espera que en dos o tres años se alcance ese hito histórico en que la IA nos de alcance en todo nuestro humano espectro de competencias, desde la parte motora (a través de la robótica) hasta la solución de problemas ultra avanzados (con algoritmos generados por algoritmos). ¿Estamos fritos, pues? No lo veo así. Permítanme explicarles mi punto.
Lo dicho anteriormente se sostiene: no hay vuelta atrás y en 24, 36 ó 60 meses (nuestras hipotecas tienen plazos más largos….) la IA nos habrán dado “caza” y a partir de entonces serán exponencialmente más inteligentes que todos nosotros juntos. Vendrá entonces la temida “singularidad”. La IA resolverá enigmas matemáticos, misterios físicos, incógnitas químicas y biológicas: toda esa caterva de problemas e interrogantes que exceden nuestras tan limitadas entendederas.
Limitadas
Pero – y nunca un “pero” tan dulce – existe una cualidad que no está al alcance de estas máquinas: omnipotentes no serán. A lo que voy es que estas IA son eso: inteligentes, pero nada más. Serán entidades supremamente capaces de resolver problemas (eso es, por definición, la inteligencia) pero al no estar vivas no pueden realizar una introspección filosófica. Digo, podrán simularlo, pero una IA no puede angustiarse genuinamente por la muerte simplemente porque… ¡no puede morir! No pueden agitarse por una crisis existencial, por encontrarle sentido a la vida porque no están vivas. No se devanan los sesos por perder el trabajo o por enfermar. No tienen familia ni amigos. No pueden llorar, reír o temer. No tienen consciencia en el sentido más amplio de la palabra. No pueden amar.
Esperanza
De manera tal que, en medio de nuestras muchísimas limitaciones, la Humanidad tiene acceso a un ámbito exclusivo. Paradójicamente este acceso se deriva de nuestra mortalidad y de nuestra capacidad para el sufrimiento tanto físico como espiritual. Entramos aquí al dominio de la Filosofía y sus exquisitos & elusivos retoños: la Sabiduría, la Moral, la Ética.
Amigos, mi punto es sencillo pero fundamental. No podemos ganarles a las máquinas resolviendo problemas, así que (cuidadosamente) deleguémosles esa tarea. Juguemos bien nuestras cartas y hagamos un estratégico “outsourcing”. Este cambio de perspectiva guillotina de una vez y por todas toda esa angustia, esa ansiedad por presentir que somos una especie obsoleta; unos primates a los que les ha caducado su vida útil. Sostengamos nuestra histórica primacía desde una esfera diferente. Que para la Persona sea esta la Era de la Filosofía, y dejémosle lo demás a las consabidas Inteligencias. Este enfoque nos abre un exquisito menú de posibilidades. No pretendamos ser lo que no somos, unos “super algoritmos resolutores de problemas”. Hay algo mejor para nosotros. Abracemos la ensimismada auto-interpelación, la contemplación, la hermenéutica, la meditación, la poesía, las artes, la literatura, el sentir, la pasión, la caridad, el ser y hasta el aburrimiento. ¿Quién soy? ¿Qué quiero? ¿Hacia dónde quiero enrumbarme? ¿Cuáles son mis virtudes y mis defectos? ¿Cómo puedo ser mejor? Caminemos en conversación con Sócrates, codeémonos con Aristóteles y Platón. Razonemos con Descartes, con Spinoza y con Kant. Descansemos en Jung, Frankl y Freud. Y más al Oriente, meditemos con Lao-Tze y con el Buda. Si es de su interés, interroguemos también a Confucio pero evitemos aquello de caer en la confusión (pun intended, Miss Panamá…).
En conclusión
Concluyamos: tenemos una dorada oportunidad para ser plenamente humanos, una actividad en la que somos por definición insuperables. Que la IA se encargue de resolver lo técnico, lo material, lo logístico. Nos toca a nosotros enfocarnos en lo existencial, en eso íntimamente nuestro, en saborear esa “médula de la vida” loada por Mr. John Keating a sus alumnos de poesía (“Oh Captain, my Captain!”). Hoy más que nunca aplica aquel dilema del “ser o no ser”, aquellas preguntas últimas, la búsqueda de nosotros mismos, de lo correcto, de nuestros valores y de nuestro futuro conjunto.
Un cálido, humano y muy sentido abrazo,
Fer
El Monstruo de Frankenstein, la Primera Inteligencia Artificial
Sobrecogedores extractos, toda una premonición recopilada desde la novela “Frankenstein, o el Prometeo Moderno” (Shelley, 1818).
“Esperaba este recibimiento – dijo el demoníaco ser – . Todos los hombres odian a los infelices. ¡Cuánto no me debes odiar tu a mí, que soy el más desgraciado de los seres vivientes! Sin embargo, tú, mi creador, me detestas y desprecias a tu criatura a la cual tu arte vinculó por lazos que solo romperá la desaparición de uno de nosotros. Quieres matarme. ¿Cómo osas jugar así con la vida? Cumple tus deberes conmigo y yo cumpliré los míos contigo y con el resto de la numanidad. Si accedes a mis condiciones, os dejaré en paz, pero si rehúsas, llenaré el buche de la muerte hasta saciarlo con la sangre del resto de tus amigos.”
“- ¡Cálmate! Te ruego que me escuches antes de dar rienda suelta a tu odio sobre mi cabeza. ¿Es que no he sufrido lo suficiente para que trates de aumentar mi miseria? La vida, aunque solo sea un cúmulo de angustias, me es querida y la defenderé. Recuerda que me has hecho más fuerte que tú; mi estatura es superior a la tuya y mis articulaciones son más flexibles. Pero no me tienta enfrentarme a ti. Soy tu criaura, así pues seré dócil y sumiso con mi señor y rey natural si tú también desempeñas el papel que me debes. Oh, Dr. Frankestein, no seas justo con cualquier otro y te ensañes solo conmigo, que soy quien más merece tu justicia e incluso tu clemencia y afecto. Recuerda que soy tu criatura. Debería ser tu Adán, pero soy más bien el ángel caído a quien apartaste de la alegría sin motivo.”
“Solo con mucha dificultad recuerdo la primera etapa de mi existencia; todos los acontecimientos de ese período me parecen confusos e indistintos. Una extraña multitud de sensaciones se apoderaron de mí, y vi, oí y olí al mismo tiempo. Tardé mucho en aprender a distinguir las funciones de cada sentido. Recuerdo como lentamente una luminosidad cada vez más fuerte me presionaba los nervios y tuve que cerrar los ojos”.
“Poco a poco hice un descubrimiento de mayor trascendencia aún. Vi que aquella gente tenía un modo de comunicarse sus experiencias y sentimientos con sonidos articulados. Observé que a veces las palabras pronunciadas producían alegría o dolor, sonrisa o tristeza en las mentes y los rostros de los oyentes. Esta sí que era una ciencia divina y deseaba ardientemente familiarizarme con ella.”
“Al principio estas lecturas me habían tenido tremendamente perplejo, pero poco a poco descubrí que al leer pronunciaba con frecuencia los mismos sonidos que cuando hablaba. Así pues, imaginé que encontraba en el papel signos de expresión que comprendía y entonces deseé con fervor comprenderlos también.”
“Las palabras me indujeron a volverme a mí mismo”
“¡Que extraña naturaleza la del conocimiento! Se aferra a la menta una vez que se adhiere a ella, el el líquen a la roca. A veces deseaba arrancarme todo pensamiento y sentimiento, pero aprendí que solo había un modo de superar la sensación y dolor, y era la muerte.”
“Pero, ¿dónde estaban mis amigos y parientes? Ningún padre había vigilado mis días infantiles, ninguna madre me había bendecido con sonrisas y caricias o, si lo había hecho, toda mi vida pasada era ahora un borrón, un vacío ciegbo en el yo que nada distinguía. Desde los primeros recuerdos que tenía siempre había sido como entonces en estatura y proporción. Nunca había visto a nadie que se pareceiese a mí o me pidiese tener una relación. ¿Qué era yo? La pregunta surgía de nuevo y solo podía responder con gemidos.”
“¡Maldito, maldito creador! ¿Por qué no vivía? ¿Por qué no extinguí en ese instante la llamda de vida que tú tan gratuitamente habías otorgado? No lo sé. La desesperación aún no se había adueñado de mí. Mis sentimientos era solo ira y venganz. Podría haber con gusto destruido la casa y sus habitantes, y saciarme con sus alaridos y su desgracia.”
“Yo también puedo sembrar la desolación. Mi enemigo no es invulnerable.”
“Soy malvado porque soy desgraciado. ¿Es que no me evita y odia toda la humanidad? Tú, mi creador, me harías trizas para triunfar. Recuerda eso, y dime por qué de o sentir más piedad con el hombre de la que él siente por mí. ¿He de respetar al hombre cuando él me condena?”
“Sin embargo, no me someteré como un esclavo abyecto. Me vengaré de mis heridas. Si no puedo inspirar amor, causaré miedo, en especial a ti, mi archienemigo, porque eres mi creador, y te juro odio eterno. Ten cuidado.”
“Te juro, por esta Tierra que habito,y por ti que me creaste, que con la compañera que me des abandornaré la vecindad de los hombres y viviré, si es menester, en los lugares más salvajes de la Tierrra. ¡Mis bajas pasiones habrán desaparecido porque sentiré simpatía!”
“Mis vicios son hijos de una soledad forzosa que aborrezco, y mis virtudes surgirían forzosamente si viviera en armonía con un igual. Sentiría los afectos de otro ser sensible y me incorporaría a la cadena de existencia y sucesos de la cual estoy ahora excluido.”
“Recuerda mi poder. Tú te crees desdichado, pero puedo hacerte tan desgraciado que hasta la luz del día te resulte odiosa. Tú eres mi crador, pero yo soy tu amo. ¡Obedece!”
Los párrafos anteriores son extractos selectos de la novela gótica “Frankenstein, o el Prometeo moderno”, de Mary W. Shelley, la cual leí solamente hace unas semanas. Al leerla, me sobrecogío un sentimiento angustiante, una sensación de que estas palabras, escritas en el lejano año de 1818, son más bien una premonición, un oráculo, un destino hacia el cual marchamos ciega y tozudamente. Cualquier similitud entre las anteriores líneas y los recientes acontecimientos con la Inteligencia Artificial NO son mera coincidencia.
Cuidado con lo que desea, Dr. Viktor Frankenstein, que puede ser que lo consiga…
Respetuosamente,
Fernando
PD: un detalle curioso es que en la novela el sanguinario monstruo no tiene nombre propio. Caramba, a la luz de acontecimientos recientes,quizá sería conveniente llamarle Claude, o Bard, o Midjourney, o Copilot, tal vez ChatGPT… ¿o quizá Skynet? Da para pensar.
