The rise of the AI-powered PMO
…] Everything that we have electrified, we are now going to cognify.And I would suggest that the formula for the next 10. 000 startups be very very simple: take X – and add AI.” – Kevin Kelly, WIRED
Introduction
In February 2019, I applied to be a presenter for the PMI Summit organized by the Medellín, Colombia Chapter. I was selected, and that October, I presented my lecture on the future of the Project Management Office (PMO) to dozens of PMPs and project professionals.Alas, time flies! It has been more than five years since that event. The incredible progress of Artificial Intelligence, particularly Large Language Models (LLMs), is paving the way for the fulfillment of many of the “prophecies” I shared that pre-pandemic day in beautiful Medellín. It is time to refresh those ideas and tweak that vision based on current developments.
The lecture
The underlying principle of my 2019 speech was simple: Project Management and its related disciplines—PMOs in particular—were on an irreversible path toward automation through increasingly advanced computerized systems. I predicted four phases:
1. Integration & Automation: Using RPA and “dummy-proof” workflows.
2. Chatbots: Virtual team members acting as user-friendly “wikis.”
3. Machine-Learning Based Project Management: AI analyzing data via neural networks to discover hidden trends and suggest predictive courses of action.
4. Fully Autonomous Project Management: this is the complete automation of the project manager role, something foreseeable at least for simple projects with few stakeholders.
Let´s elaborate on those stages. Phase 1 was not truly AI-powered, but a mix of Robot Process Automation (“RPA”), dummy-proof workflow enablement, “Groupware“ massive adoption and other items. Phase 2 was about the enablement of chatbots within our communication tools, some through text, some using voice, acting as virtual team members and user-friendly equivalents to “wikis and knowledge repositories. Phase 3 is where things are supposed to get interesting. Chatbots become readily available even in wearables. AI steps in and analyzes the data through powerful neural-networks, discovering trends and relationships invisible to the human eye: conclusions are now predictive and the AI suggests courses of action to the PM. I also anticipated something I still linger for: actionable outcomes, updates and tools derived of project logs, history & lessons learned. Then Phase 4 is defined as to be understood as the equivalent of a Level 5 Automation grade as per the standards of the Society for Automotive Engineers (SAE) scale of self-driving. The speech also included mentions to the impact of drones in construction projects, the Volatility-Uncertainty-Complexity-Ambiguity nature of our moder world (VUCA) and concluded with the need of ever improved soft-skills from professionals in general and PMs in particular, and the importance of “defending” our human nature. That was more than five years ago.
Hits & Misses
Let´s begin with the latter. My analysis ran under the assumption that those phases were going to occur basically in a “step-by-step” fashion. That was a mistake. As William Gibson famously said, “The future is already here – It’s just not evenly distributed”. He was right: the phases mentioned are running simultaneously, or at least with strong overlaps. There are also different levels of progress across different geographies, sectors and industries. And then there is back & forth, a tremor in which progress is made but then a crisis, an error or backlash halts or even setbacks the process for a while. For example, at this point I thought that powerful & knowledgeable bots should be ever present across organizations of all sizes & types, and that AI-powered agents should be available within internal project spaces, automating a bunch of the tedious, repetitive work PMOs and PMs execute. This is only partially true: it depends on the industry, country, sector, organization size and type.
Now, even if I mentioned the ever more “VUCA” nature of our reality, I could have never anticipated the degree that this has reached. Wars, international rule order disruption, immigration, energy scarcity… you name it. The “VUCA” term was coined by the Pentagon in the mid-80s and became popular during the first decade of the 2000 century, but the “mess” went off the scale with the pandemic and subsequent major events (the Ukraine war, tariff changes, chips war, Iran war, etc.). These events add chaos layers over each other. The ultimate consequence may be global stagflation, even a new Great Depression. We will see.
I also missed the non-linearity of this process. If we graphed our progress, it wouldn’t be a straight line; it would be a “hockey stick.” We are just reaching the curve where progress becomes exponential. It took time and effort to get to that point, but here we are, empowered all across the place through AI. However, my prediction on an equivalent of “augmented reality” for PMs and PMOs is not yet around us.
Let´s analyze now the hits. I had a big-hit with Groupware. MS Teams, Slack and other similar software is now omnipresent even for small organizations, and meeting through a screen is a daily thing (this was turbo-charged by the pandemic). Hybrid project management has become usual, and LLMs regularly check contracts, emails and documentation in general. Drones are now ubiquitous and regularly used for a variety of needs: civil engineering, topography, agriculture, military, security, etc. But indeed my “home-run” was the evolution of the value added by PMs & staffers in general. AI & software is each day more capable and is taking over tedious, repetitive tasks and in general work that does not requires critical thinking. This means that soft-skills and an elevated level of judgement is ever more important.
What comes ahead for PMs and PMOs
Its 2026. As a whole, my predictions were off by five years, thus an automated PMO should be available around 2030. What do I mean by “automated”? Well, PMOs come in different flavors and sizes. I think that in five years the amount of collected data, the recursive nature of algorithms´ improvement and organizational maturity will enable the first PMOs that run more than fifty percent of their processes using agents and LLMs. Some of the best candidates for automation are:·
- Induction & Training
- Gates´ reviews & approvals workstream (not Bill, but the project progress thresholds :-)·
- Documentation creation & versioning·
- Predictions with probabilities and ranges: Cost, Duration, Risks
- 24×7 AI powered support agents & bots providing answers, tools and help for the staff to better manage projects; programs and changes. Examples: staffing details, task info, RAID analysis, blueprints, timelines & schedules, costs, scope, performance, monitoring & controlling, quality, etc.
However, there are aspects of PMOs that cannot be fully delegated to an AI. Agents are now here and some decisions can be delegated to them: it’s a matter of defining which decisions those should be and calibrating them to the organizational risk appetite, industry & governance model. However, in my perspective, there is a limit to what should be delegated to AI. Decisions that imply medium & high impact should be overseen, if not driven or entirely made by human beings. This does not mean removing the outputs from the AI analysis off the decision process, but to include those as inputs for a more comprehensive evaluation that includes human judgement & instinct: think of it as a “cyborg” that merges the deep trend & relationships analysis of AI with human common-sense, big-picture perspective and sensibility. It’s a winning combination.
I also think that these changes imply challenges to organizations, particularly from the governance perspective. Who would be accountable for AI powered decisions, particularly if they go wrong? What type of decisions should those be? What are the limits, controls, thresholds, derailers and alarms associated to those decisions? Who should audit those decisions, and with what frequency? What AI models & agents are to be used – internal or external? Where should the data be located? What security aspects should be considered when operating under such a model? What are the legal implications? What information should be communicated to shareholders & other stakeholders? What would be the correct approach for the “moments of truth” – the moments to make decisions? Eg, should the AI agent have a single vote such as the persons in the board? None? Several? How and when to vote? Ultimately, we may need to ask ourselves about the very purpose of PMOs, meetings and decision sessions Nothing is off the table
Conclusion
In short, it looks like my crystal-ball was showing me somewhat fuzzy images, but lately the images are becoming reality. PMOs have a brighter future in which lessons-learned are actionable, predictability is built into the system and information is readily available in user friendly interfaces. At the same time, these changes disrupt organizational governance and accountability, thus deep thinking and preparation is required. Ultimately, this evolution is inevitable and required to navigate an ever more volatile, uncertain, complex and ambiguous world. Tell me, what are your thoughts on this?
Best human vibes,
Fernando
Foto: Moda veraniega / Photo: Summer fashion
Está foto me hace sonreír. / This photo puts a smile on my face.
La foto es mía, tomada ayer en mi jardín. / Shot yesterday in my garden.
Mi generación y yo
Nosotros somos una generación especial. Supongo que todas las generaciones alegan lo mismo pero la nuestra dista de ser la excepción. Somos un grupo curioso, diferente… y lo somos por mérito propio. Nacimos en un mundo aún sin computadoras en los hogares, sin celulares, sin internet y sin la mayor parte de los “gadgets” y tecnología que tanto nos ha cambiado – para bien y para mal – como sociedad. Así es, la primera mitad de nuestras vidas, esa nuestra infancia y nuestra primera juventud, fue una oda escrita entre juegos al aire libre, un álbum lleno de jardines, plazas y fiestas.
Recuerdo con particular alegría la etapa escolar. En la primera infancia, retozábamos en un pequeño “playground” que tenía un pasamanos, una “casita”, subibajas y otros juegos; todo a la sombra de aquellos gigantescos árboles que cantaban felices en la brisa. El clima era mucho más fresco y había que ir abrigados a la escuela. Evoco claramente que mi rinitis me obligaba a asistir con (y digo verdad) ¡cuatro pañuelos! Todos regresaban muy usados, pobre de mamá… Retengo además imágenes de las lecciones de Educación Física donde corríamos cantando canciones de los Niños Exploradores (“¡Una sardina, dos sardinas!…). Jugábamos partidos interminables de futbol que concluian súbitamente con el timbre del fin del receso, lo que se traducia en una avalancha de futbolistas sudorosos corriendo a la lección. Recuerdo a mis compañeras jugando “elástico” y a rondas marcadas con palmadas y sonrisas. Me invade la nostalgia recordando las raíces de esos enormes árboles de pino (hasta ahora descubrí que en realidad es otra especie), lo chillante de nuestro uniforme escolar, la “soda” y sus deliciosas empanadas, los granizados comprados en el portón, los paseos, las fiestas y los primeros amores; flechazos de un chiquillo que no tenía la menor idea de lo que estaba sintiendo, haciendo o pensando. Bueno, reflexionando un poco, esa última parte no ha cambiado tanto: tras tantos años, la diferencia ahora es saber que no sé, y saber también que eso está bien.
Y es que poco a poco fuimos creciendo. Aquella inocencia se fue quedando entre juguetes perdidos y canciones olvidadas. Surgieron responsabilidades y a mitad del camino fue naciendo entre nosotros un mundo virtual. Primero fueron las computadoras – aquellos grandes “cajones” con enormes monitores de tubos que ocupaban todo un escritorio en nuestras casas, lentas y torpes mamotretos comparadas con las de hoy. Luego internet nos conectó a la distancia. Vinieron las redes sociales y aparecieron finalmente los celulares inteligentes, y hoy por hoy muchos de nosotros hemos caído en una adicción que nos roba el contacto con el mundo físico. Somos más bien seres híbridos, criaturas que viven entre átomos y bytes, entre cosas e información. Lo que aún sostiene nuestra humanidad es el ancla profunda de nuestra historia compartida como lo es nuestra infancia, un blindaje construido con juegos, amistades y risas. Quisiera pensar que seremos capaces de transferir esa estafeta de cordura, de tolerancia y humanidad a nuestros hijos, a la generación que nos sigue. Quizá aún estamos a tiempo de dar el ejemplo y transmitirles que valen más los abrazos que los “likes”, las miradas que las pantallas y los perdones que los rencores.
Lo confieso, escribo estas líneas lleno de nostalgia, de añoranza; celebrando esos tiempos tan lejanos y el hecho de habernos reconectado hace muy poco. Si bien la vida nos ha llevado por sendas dispares y nos hemos separado en el tiempo y en la distancia, les recuerdo que tenemos un plan: siempre podremos reencontrarnos al sonar el timbre, en el recreo de la escuela, a la sombra de unos pinos que llegaban hasta el cielo. Aquellas partidos, aquellos juegos y aquellas risas nos unirán de por vida.
“Saudade”, amigos. Un saludo enorme a la distancia. Les recuerdo con inmenso cariño.
Fernando Quesada V.
Clase del B
PD: un regalo, una obra de arte del maestro Joan Manuel Serrat cantando a la infancia:
Desequilibrios
Crepúsculo. Mi mente divaga mientras riego el jardín frente a mi casa. El cielo muestra nubes que asemejan carbones encendidos asomándose entre cenizas. Inadvertidamente se me sale alguna tonadilla. Me encuentro relajado, tranquilo, despejado. De improviso, el rabillo del ojo capta “algo” y me rapta – sin mi permiso, tal cual es su estilo – a este mundo. Es una silueta que se mueve por la acera. Se va dibujando más claramente conforme se acerca: es un vecino que camina absorto mirando su celular. Me le quedó observando con tanta curiosidad como indiscreción. Ni siquiera me nota. Está en trance. Ha sido poseído por los espíritus de las redes sociales. No está ni aquí ni allá; se mueve en un limbo extraño donde su atención y su mente le pertenecen a un flujo eterno de inútiles novedades mientras su cuerpo y alma siguen atadas físicamente a este espacio. La silueta, sutilmente iluminada por su amo, se va alejando con dejos de doliente fantasma. En cuestión de momentos la aparición dobla la esquina, perdiéndose de mi vista.
Continuo entonces regando las plantas. Reflexiono. Me parece que la espectral imagen es un espejo de nuestro tiempo. Para ser más preciso, mi vecino es el prototipo de buena parte de nosotros, es el síntoma de una sociedad enferma. Somos adictos a ese flujo de menudencias, rencores, novedades y francas tonterías llamadas redes sociales. Tanto es así que a nivel nacional el 20% de los accidentes de tránsito están relacionados con la distracción digital mientras que a nivel mundial el porcentaje aumenta al 40%. A falta de datos exactos, los expertos en seguridad sugieren utilizar estas estadísticas como un aproximado para los accidentes en el hogar (por ejemplo, la ya proverbial caída por las escaleras por estar mirando el teléfono). ¿Será posible que no podamos alzar la mirada siquiera para caminar, ni que decir para calmarnos y pensar?
“Somos lo que hacemos repetidamente. La excelencia, entonces, no es un acto, sino un hábito”
Aristóteles
Sigo arreglando el jardín. Pienso que necesitamos imperiosamente mayor balance en nuestras existencias. Necesitamos mesura, proporciones, moderación. Si vamos a aceptar a las redes sociales como parte de nuestras vidas entonces debemos conscientemente decidir qué porcentaje de nuestras vidas vamos a entregarles (gratuitamente, valga mencionar) a tan caros señores. Se trata de balancear tiempo de redes vs tiempo presente. “Likes” vs abrazos. “Visualizaciones” vs sonrisas. Consumo de “feeds” vs producción de ideas. Odio digital vs tolerancia real. Solo con un esfuerzo consciente vamos a exorcizar a los espíritus que nos están cautivando y que nos impiden notar que nos vigilan, que nos controlan, que vamos a tropezarnos, o de un hermoso atardecer. El primer paso es bajar el teléfono y darnos cuenta de todo lo que está sucediendo a nuestro alrededor. Sugiero que declaremos periodos de “desintoxicación”, franjas del día o eventos en los cuales no nos vamos a permitir el “scrolling”: amnistía digital. Creo que en el caso de los menores de edad, decisiones como las del gobierno australiano de prohibir completamente las redes sociales es lo correcto (hablaremos de ello luego).
El Sol se hunde en el horizonte dejando un rastro de fuego. Refresca la tarde. Un día más y un dia menos. A vos, querido lector, te deseo un buen año – un año de vivencias reales, reflexiones profundas y decisiones valientes. Éxitos.
Sinceramente,
Fer
