The project is (S/M/L/XL/XXL/XXXL). So WHAT?
Every PM suffers now and then a slight attack of anxiety when notified about the assignment of a new project. It´s just natural: he/she will have a close relationship with this “entity” for weeks, months or years, and he/she knows nothing about it. Thus, he/she jumps to the Business Case, Charter, Launch Gate document or any other available source to understand what the effort is about. Again, all good here. The part that puzzles me is how little organizations prepare to deal with the project. Let me cut to the chase: most organizations limit to a generic characterization of the effort, mainly by size; sometimes also by complexity. In a few cases there are further categorizations as per the scope, geo, nature of the effort. But the consequences of this analysis are quite limited, if any.
In my experience, for most organizations, most of the time, the sole actual result to the initial analysis (categorization) of the projects limits to allotting a predefined range of hours to the effort, in rare cases a budget. The best I´ve seen is an actual prioritization, which is not a bad thing at all, but these are scarce cases and the impact is constrained. This limited output makes me wonder if the initial set of parameters with which projects are analyzed is insufficient. Or perhaps the actual process to act upon those results is utterly flawed, if not entirely absent. Candidly, I think it’s a mix of both, but I also think that the biggest proportion of the issue relies on the latter.
I think that we need to take this topic more seriously in our organizations. It doesn’t make sense to waste time on the analysis of our projects to do it incorrectly and then to basically ignore it: this is a Portfolio Management “chronic disease”, if I may be allowed to use the analogy. I am not certain about the cure to this problem, still, I have already a couple prompt points. Let me say that a broader range of parameters to select upon (size, complexity, risk, urgency, stakeholders’ profiles, expected duration, budget) would help a lot. Then perhaps an algorithm, a formula could be used to produce a conclusion, an actual project comprehensive characterization as per the values of each one of the numbers. Finally – and more importantly – there must be a process to act upon it: there must be consequences. For example, if the project is urgent and risky, assign this type of PM, if the project is long and complex, request for a bigger management budgetary reserve. If these stakeholders are engaged, it is mandatory to inform them every two days of the status. You get the idea: the characterization of the project through pre-defined parameters derives into actual actions, guidelines, rules, strategies. I also think that using Lessons Learned and a Focus Group with the most experienced PMs would greatly benefit the creation of the mentioned algorithm (formula). I also foresee interesting opportunities for PMOs to this analytical, semiautomatic approach.
Imagine that: you would be receiving your projects with guidance, structure and “warnings”: now that would be a sight, isn´t it? Of course, these “automated” guidelines would have to be tuned & tweaked as per the project subtleties by the PM and his Team, but nothing like actually receiving insight from the shared pool of experience and knowledge of the organization – as a standard input right from the beginning. Not only that, the organization would be nudging projects toward success: better staffing, resource allocation, wisdom injection right from the launch. COOL, isn’t it?
And now… what do you think? Do you know any examples of this idea? How would you improve it? Let us hear your thoughts.
Best regards,
Fernando
Receta para Curar la Soledad
Hola. ¿Acaso sientes soledad? Por tu gesto, diría que es así. Sospecho que en estos tiempos que pasan hay algo que no cuadra, que no cierra, algo que no parece hacer sentido. Sospecho que de cuando en cuando sientes como si estuvieras inmerso en una pésima película, como si todo alrededor tuyo fuera una extraña ficción, un cruel pero real teatro de lo absurdo. Creo que aún más seguido de lo ya dicho te sientes abandonado, cercado, quizá incluso cautivo en una jaula invisible. Y pienso que casi siempre te sientes solitario, atrapado, a veces como un genuino ermitaño, como un náufrago aislado en medio de multitudes que habitan junglas de concreto y asfalto.
Sabes que… tienes razón. Tienes toda la razón de sentirte así, porque es así como estás viviendo. Estás viviendo en una película, eres un prisionero, estás solo en medio de la muchedumbre. ¿Cómo lo sé? Es sencillo. Lo sé porque eres un ser tridimensional de carne y hueso intentando vivir la mayor parte de tu vida consciente inmerso en una pantalla de 5 pulgadas. Es un despropósito, un absurdo, un desatino. Por supuesto que te sientes atormentado. Es lógico que sientas ahogo. Es evidente que terminaras sofocado, claustrofóbico, aislado. Pero puedo asegurarte de que eres mucho más grande que “eso”. Hay una solución. Solamente debes deponer el teléfono. Es más, déjalo en el cuarto en ocasiones. Incluso apágalo. Alza la mirada. Asómate a la ventana. Fíjate en los árboles al moverse con la brisa. Observa el tiempo (¿llueve acaso?). En tu ropa. Deja que venga el aburrimiento. No va a pasar nada, te lo aseguro. Sin fotos, sin redes, sin “likes” y sin memes. Y luego, déjate salir a la calle o al campo. Déjate sentir como el tiempo pasa. Déjate sentir esa brisa que antes miraste jugando entre las ramas. Siente el sol o la lluvia o lo que fuese. Tómate un café. Mira a las personas. Mira que bizarro espectáculo hacen al dislocarse, al desarticularse y retorcerse cual serpientes encantadas por cibernéticos encantadores mientras intentan escabullirse dentro de sus diminutas cuevas-pantallas. Gesticulan sofocados. Muchos están ya decaídos, fofos y cansados cual peces atrapados en las redes. Recuerda aquella profética película sobre un pequeño robot (“Wall-E”) ¿Qué piensas ahora?
El tiempo no se detiene. Anda, dale, usa el mal-llamado teléfono como un tele-fono y llama usando tu viva voz a un amigo o amiga y coordinen los detalles del caso. Luego siéntense frente a frente sin los dichosos aparatos. Y con una copa de vino o un refresco, que se haga la magia. La magia de mostrarnos personas integrales, la magia de conversar, de pensar de debatir. Sí, la magia de ser seres sociales que sí socializan: no se puede socializar por Whatsapp, eso es una droga. Vamos, adelante, anímate. Eso es, mirándose a los ojos, sonriendo, llorando, gesticulando, acercándose, abrazando. Sea pues, acercate: mamíferos felices intercambiando toda nuestra carnal, grata, tangible y corpórea esencia; sin pantallas ni trucos digitales de por medio. Cuanta razón tiene Milán Kundera, cuán insoportable es la levedad. Pesados y sólidos nos necesitamos. Lo que padecemos es una ya crónica deficiencia de abrazos sinceros.
Agreguen a lo anterior un poco de ejercicio físico diario y me cuentas cómo te va.
Con todo mi aprecio,
Fernando
