7 lecciones en proyectos públicos
El sector público ofrece en bandeja de plata un surtido menú ilustrando lo que no debe hacerse al administrar un proyecto. Más allá de corruptelas – ese es otro tema – repasemos algunas lecciones técnicas para Gerentes de Proyectos (PMs, por sus siglas en inglés). Se omiten adrede los fallos en Tiempo y Costo pues tienden a ser las áreas más políticas; y son a menudo consecuencias – y no causales – de:
- Mal manejo de los Interesados (“stakeholders”): pecado capital. La buena práctica indica que tras una exhaustiva identificación de todos ellos, se genera un plan detallado para su manejo y se gestionan sus expectativas. Sin embargo, es casi regla criolla el no identificar a las partes y su poder sino cuando es ya muy tarde. Basta mencionar la concesión de la ruta 1, en que se escuchó la voz de las comunidades ya todos sabemos cuándo.
- Actitud pasiva del PM: el PM es, ante todo, Gerente. Esto implica esgrimir una actitud proactiva desde el inicio. Ningún PM debería aceptar un proyecto si no se siente suficientemente empoderado y competente. Sí hay dudas o reservas, las comunica, y si debe aceptar, deja un descargo por escrito. Ejemplo: la trocha. El PM para esta iniciativa (¿lo hubo?) debió realizar un descargo por la falta de planos, lo cual contraviene hasta el sentido común.
- Ausencia de un “Acta de Constitución”: este escrito define al proyecto mismo, diríamos que le brinda identidad. Hace explícita la necesidad (“Caso de Negocio”), los objetivos, el alcance, e inclusive empodera al PM a través de la firma del Patrocinador (“Sponsor”): define las reglas del juego.
- Desatención de la Calidad: la calidad en un proyecto comprende tanto aspectos administrativos como de producto. Ambas se gestionan. Enfatizando la segunda, es vital que se establezcan los estándares a alcanzar – cada industria los tiene. Ejemplo: tipos de asfalto para carreteras.
- Manejo erróneo del Riesgo: “peccata” nada “minuta”. Sería interesante analizar el Plan de Riesgos para la 27: acuíferos cortados y sorpresivas fallas geológicas sugieren que no existe. La mejor práctica indica que los riesgos se identifican con antelación, se analizan, se planifican sus respuestas y se controlan.
- Adquisiciones (“Procurement”): Es chocante el notar como los proyectos estatales tienden a pasarle la factura por cualquier problema al comprador: un sinsentido. Pifias sobran, escoja su favorita. Contratos impecables ahorrarían millones.
- Comunicarse mal: primeramente, es más importante como se dicen las cosas, que lo que se dice. Citando a M. McLuhan: “El medio es el mensaje”: el canal de comunicación es crucial. Ejemplo: para transmitir máxima importancia mejor visítese la comunidad. Y ojo que un mensaje bueno a tiempo es mejor que uno perfecto y tarde; los vacíos en la comunicación se llenan siempre de rencores.
Una lección más, la “feria”: es vital la sincronización constante Patrocinador-PM. El PM es el director de orquesta, pero quien paga manda el baile. Comunicación constante y expectativas claras: sin sorpresas.
Sirvan estas líneas como lecciones aprendidas para no repetir errores del pasado, los cuales en proyectos públicos, literalmente los pagamos entre todos.
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